TUGAS 4 : Makalah tentang Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

"Makalah tentang Sistem Informasi Manjemen"

Dosen Pembina :

Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum., Ph.D

 

Oleh : 

Novela Rasni (15042039)

ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Oleh :

NOVELA RASNI (15042039)

INDRILITA MAULIDYA (15042034)

CRISTY VI DARMA (15042007)

DIKI MULYA PUTRA (15042078)

Dosen Pengampu : Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum., Ph.D

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2017

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat Rahmat dan Hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah “Sistem Informasi Manajemen” dengan baik. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk melengkapi tugas dari Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Penulisan makalah ini dapat selesai dengan baik berkat bantuan dan dukungan berbagai pihak yang senantiasa memotivasi dan kritik membangun. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan terimakasih kepada Bapak Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum., Ph.D ,selaku Dosen Pembimbing Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif untuk perbaikan dan penyempurnaan yang lebih lanjut.

Meskipun ini sifatnya sederhana semoga bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya.

Padang, Februari 2017

                                                                                                Penulis

               

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.                Apakah Manajemen Sistem Informasi?

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem, yaitu rangkaian terorganisai dari sebuah bagian/komponen yang secara bersama-sama berfungsi atau bergerak menghasilkan informasi untuk digunakan dalam manajemen perusahaan. (Bambang Hartono, 2013). Danu (2007) menjelaskan bahwa Sistem Informasi Manajemen (Management Information System / MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

Masukan bagi Sistem Informasi Manajemen adalah data; prosesnya adalah pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data tersebut; sedangkan keluarannya adalah informasi. Lingkungan dari Sistem Informasi Manajemen terdiri atas dua lapis sebagai berikut :

1.      Lingkungan internal, yaitu segala sesuatu yang berada di luar Sistem Informasi Manajemen, tetapi berada di dalam perusahaan. Tercakup di sini adalah proses bisnis (manajemen) dari perusahaan, sumber daya yang dimiliki, teknologi yang digunakan, dan lain-lain. Proses bisnis (manajemen) merupakan lingkungan eksternal yang paling penting oleh sebab di sinilah terjadi proses pemanfaatan informasi. Dari sini pula diidentifikasi kebutuhan informasi, sehingga dapat ditentukan data yang harus dikumpulkan.

2.      Lingkungan eksternal, yaitu segala sesuatu yang berada di luar perusahaan.Termasuk di sini adalah pelanggaan-tindn/konsumen, pemasok, pemilik/pemegang saham, pemerintah, wakil rakyat, pesaing, dan lain-lain. Lingkungan eksternal sangat penting artinya bagi sistem informasi manajemen oleh sebab dari sinilah data dikumpulkan. Selain itu, tindakan-tindakan yang dilakukan oleh atau perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal akan berdampak terhadap Sistem Informasi Manajemen.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal/perusahaan atau sub-unit anak perusahaannya. Informasi yang diberikan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi, dan apa yang kemungkinan akan terjadi di masa depan. SIM akan menghasilkan informasi ini melalui penggunaan dua jenis peranti lunak :

·         Peranti lunak pembuat laporan (report-writing software) yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala dikodekan dalam suatu bahasa program dan disiapkan sesuai jadwal tertentu. Laporan khusus, yang sering disebut pula laporan ad hoc, dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi sebelumnya. Sistem manajemen basis data dewasa ini memiliki fitur-fitur yang dapat dengan cepat membuat laporan sebagai respons atau permintaan akan data atau informasi tertentu.

·         Model matematis menghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu simulasi atas operasi perusahaan. Model-model matematis yang menggambarkan operasi perusahaan dapat ditulis menggunakan semua jenis bahasa pemrograman. Akan tetapi bahasa-bahasa pemodelan khusus dapat menjadikan tugas ini menjadi lebih mudah dan lebih cepat untuk dilakukan.

Output informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak yang akan memecahkan masalah (baik itu manajer maupun kalangan professional) dalam mengambil keputusan guna memecahkan masalah perusahaan. (Mc. Leod Jr and Reymond, 2008)

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat dilihat bahwa tujuan di bentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang srategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi, yaitu :

1.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sisstem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi.

10.  Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen utamanya diarahkan untuk mendukung pengambilan keputusan, serta perencanaan dan pengendalian.

B.                 Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu tetapi hanya mengerjakan tugas lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sebuah kemampuan jauh di atas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada.

Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

Ø  Pemrosesan data batch

Ø  Pemrosesan data tunggal

Ø  Pemrosesan on-line, real time

Ø  Komunikasi data dan switching pesan

Ø  Pemasukan data jarak jauh dan update file

Ø  Pencarian records dan analisis

Ø  Pencarian file

Ø  Algoritme dan model keputusan

Ø  Otomatisasi kantor

C.                Kemampuan Pelaporan

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sisteminformasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakanlebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistemnon komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

1. Pemrosesan data batch

2. Pemrosesan data tunggal

3. Pemrosesan on-line, real time

4. Komunikasi data dan switching pesan

5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file

6. Pencarian records dan analisis

7. Pencarian file

8. Algoritme dan model keputusan

9. Otomatisasi kantor.

Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.

Prinsip pelaporan :

1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting

2. Harus seringkas mungkin

3. Harus disediakan dukungan

4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi

5. Setiap laporan harus berformat keputusan

6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja.

Jenis-jenis laporan :

1. Laporan periodikLaporan yang secara rutin dikerjakan

2. Laporan indikator kunciMerupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.

3. Laporan siap panggilJenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.

4. Laporan khususLaporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.

5. Laporan perkecualianYaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.

D.                Manajemen Sumber Informasi

a.                   Berbagai Pandangan Tentang IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan yang lain, seperti orang, bagan, keuangan, peralatan, dan manajemen.

 Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanyadapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama.

b.                   Informasi Sebagai Sumber Strategiskita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah menghasilkan keuntungandan memelihara operasi kerjanya, sehingga dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.

walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut. Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. dengan cara memfokuskan para pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

arus informasi antara perusahaan dan pelanggan :

1.Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

2.Informasi yang menerangkan penggunaan produk

3.Informasi yang menerangkan kepuasan produk

c.                   Perencanaan Startegis Untuk Sumber Informasi

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang.

aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan datang dan cara penggunaannya dinamakan spir (strategic planning for information resources). gagasan utama yang mendasari spir ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencana  untuk sumber-sumber informasinya. sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

 Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa spir adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan komputer dalam bisnis. namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya spir ini. kesadaran tersebut berkembang secara bertahap. Gagasan utama dari spir adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.

perencanaan yang digunakan top down:

1. BSP IBM (business system planning)merupakanpendekatan studi total, setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2.  CSF (critical success factor), merupakan perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

3. Transformasi susunan strategis, merupakan misi, tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIMD.

            Manajemen dan Strategi  End User ComputingBila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikro komputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus.

 Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Selain itu jugaada yang mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantanganuntuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut .

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:

1.                  End-User Non-Pemrograman, merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. User ini berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.

2.                  User Tingkatan Perintah, yaitu Pemakai (user) yang menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, selain itu juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.

3.                  Progemmer End-User, yaitu pemakaian (user) yang  dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.

4.                  Personel Pendukung Fungsional, merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

5.                  Personel Pendukung Komputerisasi End-User, yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unitpelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.

6.                  Programmer DP, merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.

Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.Kita telah mnggunakan istilah end-user computinguntuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan.

Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:

*.User tingatan perintah

*.Pemrograman end-user

*.Personel pendukung fungsional.

E.           Keperluan akan Sebuah Sistem Informasi Manajemen

System informasi manajemen penting terhadap pelaporan informasi terkait dengan perkembangan teknologi dan informasi yang di di kembangkan dalam birokrasi yang berbasis IT.

System informasi manajemen berkaitan dengan untuk peningkatan kinerja pada organ birokrasi. Tujuan system informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam organisasai atau dalam sub unit organisasional organisasi. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalm bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Pengetahuan tentang potensi kemampuan system informasi ynag dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secra sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan computer.

Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam system computer :

1.      Pemrosesan databatch

2.      Pemrosesan data tunggal

3.      Pemrosesan online, real time

4.      Komunikasi data dan switching pesan

5.      Pemasukan data jarak jauh dan up date file

6.      Pencarianrecords dan analisis

7.      Algoritme dan model keputusan

8.      Otomatisasi kantor

Beberapa kegunaan/funfsi SIM antara lain :

1.   Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara system informasi

2.   Menjamis tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan system informasi secara kritis

3.   Mengembnagkan prose perencanaan yang efektif

4.   Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung system informasi

5.   Menetapkan investasi yang akan dirahkan pada system inforamsi

6.   Mengantisipasi dmemahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari system informasi dan teknologi baru

7.   Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan system.

8.   Organisasi menggunakan system informasi untuk mengelola transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka

9.   Bank menggunakan system informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi

10.        Organisasi ynag menggunakan system informasi untuk memperthankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

F.            Mengapa Para Manajer Sering Frustasi Menghadapai Sistem Informasi Manajemen yang Dimilikinya?

Sistem Informasi Manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketerampilan tinggi, berpengalaman lama, dan memerlukan partisipasi dari pada manajer organisasi. Para manajer sering frustasi menghadapi Sistem Informasi Manajemen yang dimilikinya sehingga banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena:

1.      Kurang organisasi yang wajar

2.      Kurangnya perencanaan yang memadai

3.      Kurang personil yang handal

4.      Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sitem, mengendalikan upaya pengembangan sistem, dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Daftar Pustaka

Aldri Frinaldi. 2014. Sistem Informasi Manajemen Dalam Administrasi Publik. Buku Teks. BOPTN UNP 2014.

Mc. Leod Jr, Raymond. 2008. Sistem Informasi Manajemen, 10^th ed versi Bahasa Indonesia. Jakarta: Salemba Empat.

Hatono, Bambang. 2013. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: Rineka Cipta.