SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
"LAPORAN OBSERVASI SIM"
Dosen Pembina :
Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum., Ph.D
Oleh :
Novela Rasni (15042039)
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
LAPORAN HASIL OBSERVASI
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Kata Pengantar
Puji
syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan
hasil observasi ini dengan baik.
Shalawat serta salam tidak lupa penulis ucapkan kepada junjungan kita Nabi
Muhammad SAW yang selalu kita nantikan syafaatnya di zaumul akhir. Adapun
tujuan pembuatan laporan hasil observasi yaitu
untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Tidak lupa juga penulis
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyelesaian laporan ini. Tanpa dukungan dari berbagai pihak, laporan hasil
observasi ini tidak akan terselesaikan dengan baik. Ucapan terima kasih penulis
ucapkan kepada:
1. Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Rahmat dan
perlindungan-Nya.
2. Aldri
Frinaldi, S.H., M.Hum., Ph.D selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen.
3. Orang
tua, yang telah memberi dukungan inspirasi maupun material.
4. Teman-teman
semua yang telah memberikan semangat dan bantuan berupa apapun kepada penulis.
Penulis
menyadari bahwa laporan ini masih
jauh dari sempurna. Oleh sebab itu penulis mohon kritik dan saran yang
membangun dari berbagai pihak demi kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini bermanfaat bagi teman-teman pembaca
maupun masyarakat luas.
Padang, Mei 2017
Penulis
DAFTAR
ISI
Halaman Sampul (Cover)………………………………………………………...
Kata Pengantar……………………………………………………………………
Daftar Isi…………………………………………………………………………...
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang……………………………………………….......................
B. Rumusan
Masalah…………………………………………………………..
C. Tujuan
Penulisan…………………………………………………………..
D. Manfaat
Penulisan…………………………………………………………
BAB II PEMBAHASAN
A.
Budaya
Organisasi Dalam Pengembangan IT untuk Sistem Informasi…….
B.
Budaya Organisasi
yang diterapkan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan terkait
dengan Perkembangan IT untuk Sistem Informasi……………………………………………………………………
C.
Kendala yang terjadi
terkait dengan Penggunaan IT untuk Sistem Informasi di Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan………………………………………………………………………
D.
Langkah atau
upaya yang dilakukan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan
dalam mengoptimalkan penggunaan IT………..
E.
Keuntungan dan
kerugian yang di dapat oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir
selatan dengan menggunakan IT dalam memberikan pelayanan publik…………………………………………..…
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan…………………………………………………………………
B. Saran………………………………………………………………………..
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………..
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Pelaksanaan kegiatan
Observasi merupakan salah satu program wajib yang dilaksanakan.Kegiatan ini
untuk memenuhi tugas perkuliahanSistem Informasi manajemen.Pelaksanaan
Observasi ini diadakan di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir
Selatan.Kegiatan Observasi bukan
merupakan hal yang asing lagi bagi mahasiswa. Kegiatan observasi merupakan
kegiatan penelitian, kunjungan mahasiswa
ke tempat – tempat, instansi, ataupun lembaga yang berkaitan dengan disiplin
ilmu ataupun bidang yang ditekuni mahasiswa di perguruan tinggi. Objek
kunjungan observasi mahasiswa dapat
berupa tempat, instansi atau lembaga yang berhubungan dengan kewirausahaan,
sains, IPTEK, maupun pendidikan.
Pada saat melakukan observasi penulis mengangkat tema Budaya
Organisasi dalam Pengembangan IT untuk Sistem Informasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan, karena melihat pentingnya pelaksanaan manajemen
sistem informasi pada instansi
pemerintah dalam memberikan pelayanan publik berupa informasi yang akurat
kepada masyarakat secara efektif dan
efesien.
Budaya organisasi adalah sebuah sistem
makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi
dari organisasi-organisasi lainnya. Saat ini penerapan teknologi informasi dan
komunikasi diperlukan dalam individu, organisasi maupun dunia bisnis sebagai
alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan teknologi sistem
informasi di organisasi dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem
menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber
daya yang dimiliki. Budaya organisasi merupakan sistem nilai organisasi dan
akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara pegawai berprilaku sehingga
budaya tersebut sangat mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi,
karena aktor yang terpenting dalam sistem informasi adalah user.
Oleh karena itu pengembangan sistem
informasi baru dapat secara maksimal diterapkan di organisasi bila perilaku
pegawai-pegawai didalamnya telah sejalan dengan tujuan penerapan sistem
informasi tersebut.Dengan demikian dibutuhkan budaya organisasi yang mampu
mendorong kayawan untuk memanfaatkan sistem informasi.
1.2 Rumusan
Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penulisan ini adalah
sebagai berikut:
1.
Apa yang
dimaksud dengan budaya organisasi dalam pengembangan IT untuk sistem informasi?
2.
Bagaimana
budaya organisasi yang diterapkan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan terkait dengan perkembangan IT untuk sistem informasi?
3.
Apa saja
kendala yang terjadi terkait dengan penggunaan IT untuk sistem informasi di
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan?
4.
Apa saja
langkah atau upaya yang dilakukan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan dalam mengoptimalkan penggunaan IT?
5.
Apa saja keuntungan dan kerugian yang di dapat
oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir selatan dengan
menggunakan IT dalam memberikan pelayanan publik?
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari
penulisan ini adalah sebagai berikut :
1.
Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen.
2.
Mengetahui dan memahami budaya organisasi dalam pngembangan IT untuk
sistem informasi.
3.
Mengetahui dan memahami budaya organisasi yang diterapkan Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan terkait dengan perkembangan
IT untuk sistem informasi.
4.
Mengetahui dan memahami kendala yang terjadi terkait dengan
penggunaan IT untuk sistem informasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten Pesisir Selatan.
5.
Mengetahui dan memahami langkah atau upaya yang dilakukan Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan dalam mengoptimalkan
penggunaan IT.
6.
Mengetahui dan memahami keuntungan dan kerugian yang di dapat oleh
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir selatan dengan menggunakan IT
dalam memberikan pelayanan publik
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat
dari penulisan ini adalah sebagai berikut :
1. Dapat
terpenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen bagi penulis.
2. Dapat
membuat penulis mengetahui tentang
budaya organisasi yang diterapkan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan terkait dengan perkembangan IT untuk sistem informasi.
3. Laporan
observasi ini dibuat agar pembaca dapat mengetahui tentang budaya
organisasi yang diterapkan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir
Selatan terkait dengan perkembangan IT untuk sistem informasi.
1.5
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kegiatan
observasi dilaksanakan pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 2 Mei 2017
Tempat : Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Budaya Organisasi
dalam Pengembangan IT untuk
SistemInformasi
2.1.1
Defenisi Budaya Organisasi
Budaya organisasi merupakan sesuatu yang
dirasakan oleh karyawan dan yang dipersepsikan sehingga tercipta pola keyakinan,
nilai-nilai dan harapan. Karena mencakup harapan, nilai dan sikap bersama, maka
budaya organisasi mempengaruhi individu,
kelompok dan proses organisasional (Gibson et al, 2003).
Budaya organisasi juga merupakan proses
pembelajaran sosial yang bias menjadi fondasi dalam suatu perubahan, baik itu mempermudah
atau menghambat proses perubahan organisasi. Secara tidak langsung, budaya organisasi akan mempengaruhi
kinerja melalui pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi dalam mengimplementasikan
perubahan (Cummings dan Worley, 2005).
Jadi, dapat disimpulkan bahwa budaya organisasi
secara signifikan mempengaruhi suatu kondusivitas organisasi, perilaku karyawan,
motivasi karyawan dalam menjalankan tugas, dan akhirnya mempengaruhi prestasi kerja
dalam suatu organisasi.
Budaya memiliki beberapa fungsi di dalam
suatu organisasi yaitu :
1.
Budaya memiliki suatu peranbatas-batas penentu;
yaitu, budaya menciptakan perbedaan antara satu organisasi dengan organisasi
yang lain.
2.
Budaya berfungsi untuk menyampaikan rasa
identitas kepada anggota-anggota organisasi.
3.
Budaya mempermudah penerusan komitmen hingga
mencapai batasan yang lebih luas, melebihi batasan ketertarikan individu.
4.
Budaya mendorong stabilitas system sosial.
Budaya merupakan suatuikatan sosial yang membantu mengikat kebersamaan organisasi
dengan menyediakan standar-standar yang sesuai mengenai apa yang harus dikatakan
dan dilakukan karyawan.
5.
Budaya bertugas sebagai pembentuk rasa
dan mekanisme pengendalian yang memberikan panduan dan bentuk perilaku serta sikap
karyawan.
2.1.2
Defenisi Teknologi Informasi (IT)
Teknologi Informasi (TI) adalah faktor
yang sangat mendukung dalam penerapan sistem informasi yang merupakan suatu
solusi organisasi dan manajemen untuk memecahkan permasalahan manajemen yang
timbul.
Menuju era globalisasi para pimpinan
organisasi dalam pengambilan keputusan (decision making) tertentu untuk
pengembangan solusi yang baru maupun perubahannya akan digantikan oleh peranan
SistemInformasi (SI) yang didukung oleh TI yang tepat guna. Salah satu modal
yang harus ditingkatkan untuk menghadapi hal tersebut adalah efektifitas pemanfaatan
TI.
2.1.3
Defenisi Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai satu sistem yang menggunakan basis komputer dalam rangka ketersediaan
berbagai informasi bagi pengguna atau beberapa pengguna dengan maksud sesuatu
keperluan tertentu.
Menurut O'Brien Sistem informasi ialah
kombinasi dari setiap unit dikelola orang (orang), hardware (perangkat keras),
software (perangkat lunak), jaringan komputer dan jaringan komunikasi data
(komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi tentang yang bentuk organisasi.
Sistem
informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan
(input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output).
Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi
untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan
menciptakan produk atau jasa baru.Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan
mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan
sekitar organisasi.Dengan begitu Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
2.1.4
Budaya Organisasi dalam
Pengembangan IT untuk Sistem Informasi
Keberadaan suatu sistem
informasi dalam suatu organisasi tidak lain adalah untuk dapat menghasilkan
informasi yang bermanfaat bagi para penggunanya dalam proses pengambilan
keputusan. Salah satu faktor yang menentukan keberhasilan sistem informasi
dalam menghasilkan informasi yang berkualitas adalah budaya organisasi.Sistem
informasi berperan penting dalam suatu organisasi demi tercapainya tujuan
organisasi yang efektif dan efisien, maka sistem informasi harus di desain
dengan mencerminkan nilai-nilai dari budaya organisasi karena budaya organisasi
merupakan salah satu komponen penting yang dapat mempengaruhi desain suatu
Sistem Informasi.
2.2 Budaya
Organisasi yang diterapkan Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan Terkait dengan
Perkembangan IT untuk Sistem Informasi
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan merupakan salah satu SKPD di Kabupaten Pesisir Selatan yang
mengurusi Bidang Pendidikan.
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Pesisir
Selatan dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang bernama H. Zulkifli. Kepala
Dinas dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi Dinas Pendidikan dibantu oleh
Sekretaris dan Kepala Bidang. Dalam menjalankan tugasnya sekretaris dibantu
oleh Kepala Bagian yang terdiri dari: Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; Sub
Bagian Perencanaan dan Pelaporan; dan Sub Bagian Keuangan.
Ada 6 (enam) bidang yang menjadi
tanggung jawab Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan, yaitu
: Bidang Pendidikan Dasar; Bidang Pendidikan Menengah; Bidang Sarana dan
Prasarana Pendidikan; Bidang Pendidikan Usia Dini, Pendidikan Informal dan Non
formal; dan Bidang Kebudayaan. Adapun struktur organisasi Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan sebagai berikut :
Gambar 1.Bagan Susunan Organisasi
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
Struktur organisasi Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan terdiri dari:
1.
Kepala Dinas;
2.
Sekretariat;
3.
Kepala Bidang Pendidikan Dasar;
4.
Kepala Bidang Pendidikan Menengah;
5.
Kepala Bidang Sarana dan Prasarana
Pendidikan;
6.
Kepala Bidang Pendidikan Usia Dini,
Pendidikan Informal dan Non formal;
7.
Kepala Bidang Kebudayaan.
Kepala Dinas dalam melaksanakan tugas
pokok dan fungsi Dinas Pendidikan dibantu oleh Sekretariat dan Kepala Bidang.
Kepala Bagian dan Kepala Bidang dibantu oleh Kepala Sub Bagian dan Kepala
Seksi, yaitu:
1. Sekretariat
dibantu oleh Kepala Sub Bagian yang terdiri dari:
a. Kepala
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
b. Kepala
Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan;
c. Kepala
Sub Bagian Keuangan.
2. Kepala
Bidang Pendidikan Dasar dibantu oleh Kepala Seksi yang terdiri dari:
a. Kepala
Seksi Tenaga Teknis SD dan SMP;
b. Kepala
Seksi Kurikulum dan Kesiswaan SD;
c. Kepala
Seksi Kurikulum dan Kesiswaan SMP.
3. Kepala
Bidang Pendidikan Menengah dibantu oleh Kepala Seksi yang terdiri dari:
a. Kepala
Seksi Tenaga Teknis SMA dan SMK;
b. Kepala
Seksi Kurikulum dan Kesiswaan SMA;
c. Kepala
Seksi Kurikulum dan Kesiswaan SMK.
4. Kepala
Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan dibantu oleh Kepala Seksi yang terdiri
dari:
a. Kepala
Seksi Sarana dan Prasarana PAUD dan SD;
b. Kepala
Seksi Sarana dan Prasarana Pendidikan SMP, SMA, dan SMA;
c. Kepala
Seksi Pengelolaan dan Pengendalian Asset.
5.
Kepala Bidang Pendidikan Usia Dini,
Pendidikan Informal dan Non formal dibantu oleh Kepala Seksi yang terdiri dari:
a.
Kepala Seksi
Keaksaraan;
b.
Kepala Seksi
Masyarakat dan Kesetaraan;
c.
Kepala Seksi
Pendidikan Anak Usia Dini;
6. Kepala
Bidang Kebudayaan dibantu oleh Kepala Seksi yang terdiri dari:
a. Kepala
Seksi Adat dan Budaya Tradisional Daerah;
b. Kepala
Seksi Seni dan Film;
c. Kepala
Seksi Sejarah dan Kepurbakalaan.
Jadi, yang bertugas mengelola IT untuk
sistem informasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan
adalah Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan dibantu oleh beberapa staf
yang mempunyai tugas, yaitu:
Nama : Gusmanelly, A.Md
Subag : Perencanaan, pelaporan, dan
Penyelenggaraan tugas Perbantuan
Bidang : Sekretariat
Uraian
tugas :
1. Pengumpul
dan Pengelolah Data Pesisir Selatan Dalam Angka (PSDA)
2. Pengumpul
dan Pengelolah Profil Dinas Pendidikan
3. HelpDesk
Manajemen Depodik Kecamatan Basa Ampek Balai, Ranah Ampek Hulu, Lunang dan Silaut.
4. HelpDesk
Verval Satuan Pendidikan Kecamatan Basa Ampek Balai, Ranah Ampek Hulu, Lunang
dan Silaut.
5. HelpDesk
Verval Peserta Didik Kecamatan Basa Ampek Balai, Ranah Ampek Hulu, Lunang dan
Silaut.
6. HelpDesk
Verval PTK Kecamatan Basa Ampek Balai, Ranah Ampek Hulu, Lunang dan Silaut.
7. Pengumpul
dan Pengolah Data Pemetaan Tenaga Pendidik dan Kependidikan.
8. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
9. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Poko Nasional (NPSN).
10. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Unik Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (NUPTK).
11. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
Nama : Nova Susanti, S. Pd
Subag : Perencanaan, pelaporan, dan
Penyelenggaraan tugas Perbantuan
Bidang : Sekretariat
Uraian
tugas :
1. Pengumpul
dan Pengelolah Data Laporan Fisik Realisasi Keuangan (Laporan Bulanan).
2. Pengumpul
dan Pengelolah Data Penetapan Kinerja (TAPKIN).
3. HelpDesk
Manajemen Dapodik Kecamatan Batang Kapas.
4. HelpDesk
Verval Satuan Pendidikan Kecamatan Batang Kapas.
5. HelpDesk
Verval Peserta Didik Kecamatan Batang Kapas.
6. HelpDesk
Verval PTK Kecamatan Batang Kapas.
7. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
8. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN).
9. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Unik Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (NUPTK).
10. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
Nama : Dilla Andriani, M. Kom
Subag : Perencanaan, Pelaporan,
DanPenyelenggaraan TugasPerbantuan
Bidang : Sekretariat
Uraian
Tugas :
1. Pengumpul
dan Pengelolah Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP).
2. Pengumpul
dan Pengelolah Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ).
3. Pengumpul
dan Pengelolah Data Rencana Strategis
(RENSTRA) Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
4. HelpDesk
Manajemen Dapodik Kecamatan Lengayang, Pancung Soal, Airpura.
5. HelpDesk
Verval Satuan Pendidikan Kecamatan Lengayang, Pancung Soal, Airpura.
6. HelpDesk
Verval Peserta Didik Kecamatan Lengayang, Pancung Soal, Airpura.
7. HelpDesk
Verval PTK Kecamatan Lengayang, Pancung Soal, Airpura.
8. Mengelolah
Penyusunan Surat Keputusan Kepala Dinas, Peraturan Bupati dan Peraturan Daerah
terkait Perencanaan, Pelaporan, dan Penyelenggaraan Tugas Pembantuan.
9. Pengelolah
Administrasi Keuangan Subag Perencanaan dan Pelaporan.
10. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
11. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN).
12. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Unik Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (NUPTK).
13. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
Nama : Novi Febrianti, S. St
Subag : Perencanaan, Pelaporan,
DanPenyelenggaraan TugasPerbantuan
Bidang : Sekretariat
Uraian
Tugas :
1.
Pengumpul dan Pengelolah Laporan
Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD).
2.
Pengumpul Data Syarat Pemberian Izin
Pendirian serta Pencabutan Izin Pendidikan Satuan Pendidikan Dasar.
3.
HelpDesk Manajemen Dapodik Kecamatan
Koto XI Tarusan dan Bayang.
4.
HelpDesk Verval Satuan Pendidikan
Kecamatan Koto XI Tarusan dan Bayang.
5.
HelpDesk Verval Peserta Didik Kecamatan
Koto XI Tarusan dan Bayang.
6.
HelpDesk Verval PTK Kecamatan Koto XI
Tarusan dan Bayang.
7.
Pengumpul dan Pengelolah Data Nomor
Induk Siswa Nasional (NISN).
8.
Pengumpul dan Pengelolah Data Nomor
Pokok Sekolah Nasional (NPSN).
9.
Pengumpul dan Pengelolah Data Nomor Unik
Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (NUPTK).
10. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
Nama : Jusmardi, S.Kom
Subag : Perencanaan, Pelaporan,
DanPenyelenggaraan TugasPerbantuan
Bidang : Sekretariat
Uraian
Tugas :
1. Pengumpul
dan Pengelolah Data Website Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
2. Pengumpul
dan Pengelolah Data Pencapaian Standar Nasional Pendidikan.
3. HelpDesk
Manajemen Dapodik Kecamatan IV Jurai dan Bayang Utara.
4. HelpDesk
Verval Satuan Pendidikan Kecamatan IV Jurai dan Bayang Utara.
5. HelpDesk
Verval Peserta Didik Kecamatan IV Jurai dan Bayang Utara.
6. HelpDesk
Verval PTK Kecamatan IV Jurai dan Bayang Utara.
7. Pengumpul
dan Pengelolah Data Tugas Pembantuan.
8. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
9. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN).
10. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Unik Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (NUPTK).
11. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
Nama : Decko Joni Vatra
Subag : Perencanaan, Pelaporan,
DanPenyelenggaraan TugasPerbantuan
Bidang : Sekretariat
Uraian
Tugas :
1. Pengumpul
dan Pengelolah Data Rencana Kegiatan Anggaran (RKA) Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan.
2. HelpDesk
Manajemen Dapodik Kecamatan Sutera.
3. HelpDesk
Verval Satuan Pendidikan Kecamatan Sutera.
4. HelpDesk
Verval Peserta Didik Kecamatan Sutera.
5. HelpDesk
Verval PTK Kecamatan Sutera.
6. Pengelolah
Surat Masuk dan Surat Keluar Subag Perencanaan dan Pelaporan.
7. Pengumpul
dan Pengelolah Data Pemetaan Mutu Pendidikan.
8. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
9. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN).
10. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Unik Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (NUPTK).
11. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
Nama : Vina Febrina, A. Md
Subag : Perencanaan, Pelaporan, Dan
Penyelenggaraan TugasPerbantuan
Bidang : Sekretariat
Uraian
Tugas :
1.
Pengumpul dan Pengelolah Data Rencana
Kerja Tahunan (RENJA)
2.
Pengumpul dan Pengelolah Data
Sinkronisasi Program Dinas Pendidikan Kabupaten dengan Propinsi dan Pusat.
3.
HelpDesk Manajemen Dapodik Kecamatan
Linggo Sari Baganti dan Ranah Pesisir.
4.
HelpDesk Verval Satuan Pendidikan Kecamatan
Linggo Sari Baganti dan Ranah Pesisir.
5.
HelpDesk Verval Peserta Didik Kecamatan
Linggo Sari Baganti dan Ranah Pesisir.
6.
HelpDesk Verval PTK Kecamatan Linggo
Sari Baganti dan Ranah Pesisir.
7.
Pengumpul dan Pengelolah Data Sistem
Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP).
8.
Pengumpul dan Pengelolah Data Nomor Induk
Siswa Nasional (NISN).
9.
Pengumpul dan Pengelolah Data Nomor
Pokok Sekolah Nasional (NPSN).
10. Pengumpul
dan Pengelolah Data Nomor Unik Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (NUPTK).
11. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.
Budaya organisasi selalu dapat
ditemukan dalam sistem informasi. Sistem informasi yang digunakan akan menambah
nilai bagi instansi bila dipengaruhi budaya. Sebagaimana diketahui bahwa budaya
merupakan seperangkat nilai-nilai bersama, keyakinan, dan norma yang
mempengaruhi karyawan berfikir, merasa, dan berperilaku terhadap satu sama lain
dan terhadap orang-orang di luar organisasi. Bila dari sudut pandang sistem,
budaya merupakan pemersatu yang kuat yang menahan konflik dan mendorong
pemahaman bersama, kesepakatan atas prosedur, dan praktek yang lazim.
Kebiasaan-kebiasaan buruk yang dilakukan karyawan dalam instansiakan menghambat
penerapan sistem, begitu juga sebaliknya apabila kebiasaan-kebiasaan yang baik
dijalankan akan mempermudah dalam penerapan sistem di dalam instansi tidak
terkecuali di Dinas Pendidikan yang merupakan salah satu wadah untuk menunjang
kualitas pendidikan khususnya di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan.
Etos kerja atau norma para
karyawan yang baik telah menunjukkan bahwa sistem informasi yang dibangun mampu
berjalan dan berfungsi sesuai dengan kesepakatan dan prosedur serta praktik
yang lazim, karena walaupun tidak ada pimpinan di tempat, tim melakukan pekerjaan sesuai dengan sistem dan prosedur.
Melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem dan prosedur juga merupakan suatu
bentuk telah membuktikan bahwa fungsi budaya dalam organisasi telah berjalan
dengan baik, yang mana fungsi budaya yaitu budaya merupakan perekat sosial yang
membantu mempersatukan organisasi dengan memberikan standar-standar yang tepat
mengenai apa yang harus dikatakan dan dilakukan oleh para karyawan dan budaya
juga berfungsi sebagai mekanisme pembuat makna dan mekanisme pengendalian yang
memandu dan membentuk sikap serta perilaku para karyawan.
Terdapat hal penting yang
perlu diketahui, ketika menyelesaikan pekerjaan selalu memperhatikan sistem dan
prosedur dan itu sudah menjadi budaya dalam organisasi dan menganggap sistem
instansi telah memberikan simplifikasi secara proses, sehingga menjadikan Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan lebih kompetitif juga
mempermudah hubungan antar sesama pekerja akan berdampak pada kreativitas
seorang karyawan dan juga berdampak pada daya saing untuk berprestasi yang
lebih inovatif. Begitu juga halnya dalam konteks persaingan dalam memperoleh
prestasi kerja.Persaingan untuk menghasilkan prestasi kerja di kalangan
pengguna (user) di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan.
Terdapat pengaruh budaya
organisasi terhadap kualitas sistem informasi. Masalah belum berkualitasnya
sistem informasi secara maksimal karena budaya organisasi belum sepenuhnya
diterapkan dengan baik, seperti:
a.
Manajemen
organisasi belum maksimal mendorong sikap inovatif anggota organisasi dalam
melakukan aktivitas, sehingga action tujuan pengembangan instansi masih
belum mencapai hasil yang diharapkan.
b.
Karyawan belum
sepenuhnya dapat bekerja sama (teamwork) untuk meningkatkan hasil yang
terbaik bagi instansi.
c.
Belum menjamin
100% aktivitas kerja dalam melaksanakan tugas pokok sesuai dengan aturan yang
diterapkan instansi.
d.
Tata ruang belum
mencapai kondisi yang ideal sehingga belum sepenuhnya mencapai kenyamanan yang
diharapkan.
e.
Karyawan dalam
bekerja belum sepenuhnya dapat mengembangkan diri untuk mendapatkan hasil yang
optimal dalam menyelesaikan pekerjaan.
Untuk mewujudkan budaya
organisasi yang baik dan dihubungkan dengan sistem informasi yang telah
dianggap cukup berkualitas walaupun belum maksimal, maka :
a.
Para pengguna
(user) di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan
perlu melakukan inovasi dan berkreasi serta berani mengambil resiko untuk
mempermudah dan mempercepat pelaksanaan tugas. Dengan demikian perlu
ditingkatkannya kreativitas dan daya inovatif para manajemen dan karyawan agar
sistem informasi yang diterapkan lebih berkualitas.
b.
Pengawasan atas
aktivitas dilakukan tidak hanya dalam rangka menerapkan jabatan struktural saja
tapi menjadikannya sebuah kebiasaan sehingga akan tercipta perilaku yang
teratur dalam melaksanakan tugas pokok.
2.3 Kendala
yang Terjadi Terkait dengan Penggunaan IT untuk Sistem Informasi di Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan
Penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan
dimaksudkan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan segala
urusan dalam instansi. Dalam pelaksanaanya masih terdapat kendala-kendala yang
ditemui, antara lain :
1.
Jaringan Konektivitas
Dalam hal ini menjadi salah satu kendala
di Dinas Pendidikan dan kebudayaaan Kabupaten Pesisir Selatan karena di daerah
Pesisir Selatan belum menggunakan jaringan konektifitas fiber optic dan masih
menggunakan jaringan konektifiitas dalam bentuk wifi dengan kecepatan terbatas.
2.
Aplikasi
Aplikasi
berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, dan
penggunaan.Aplikasi adalah suatu perangkat lunak yang siap pakai dengan
menjalankan instruksi-instruksi dari pengguna (user) yang digunakan untuk
membantu berbagai keperluan. Dalam hal ini aplikasi menjadi satu kendala bagi
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan terkait dengan
penggunaan IT untuk sistem informasi
karena aplikasi yang disediakan dari pusat sering dikembangkan sehingga Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan kurang update dan terkadang
hanya di update satu kali dalam satu bulan.
3.
Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur
Teknologi Informasi adalah satu set perangkat fisik dan aplikasi software yang
diperlukan untuk mengoperasikan seluruh organisasi/instansi. Ini menjadi
kendala karena Instansi pemerintah seperti Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten Pesisir Selatan masih mendapat bantuan pihak luar dalam bentuk
konsultasi pengembangan, hal ini mungkin mengidentifikasikan masih belum
memadainya kemampuan internal dalam merencanakan pengembangan infrastruktur
teknologi informasi. Dalam hal pengelolaan infrastruktur tersebut, Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten pesisir Selatan masih bekerjasama dengan organisasi pusatnya dan masih bersifat sentralisasi.
Untuk mengatasi kendala-kendala yang
terjadi tersebut, maka Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten pesisir
Selatan melakukan upaya sebagai berikut :
1. Mengajukan
kendala yang terjadi kepada pihak yang terkait
2. Menyediakan
data manajemen PNS
2.4 Upaya
yang dilakukan Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan dalam Mengoptimalkan Penggunaan IT
Teknologi
Informasi berkembang semakin kompleks dan semakin memuaskan
penggunanya.Perkembangan ini mendorong pemanfaatan teknologi informasi bagi
pendidikan. Kehadiran jaringan komputer luas yang dikenal dengan istilah
internet telah menyedot perhatian masyarakat, didukung dengan mudahnya akses
saat mobilitas dan real time sistem yang
membawa kemudahan dalam pengaksesan data.
Penggunaan IT
merupakan salah satu factor penting yang memungkinkan kecepatan transformasi
ilmu pengetahuan kepada para peserta didik.Dalam konteks yang lebih spesifik,
dapat dikatakan bahwa kebijakan penyelenggaraan pendidikan, baik yang
diselenggarakan oleh pemerintah, pemerintah daerah maupun masyarakat harus
mampu memberikan akses pemahaman dan penguasaan mengenai pendidikan.Untuk itu
instansi pemerintah seperti Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten pesisir Selatan yang menjadi penyedia pelayanan publik pada sektor
pendidikan haruslah mengoptimalkan penggunaan IT.
Dengan mengoptimalkan penggunaan IT
urusan surat menyurat, undangan, ataupun informasi yang sebelumnya ditulis menggunakan
kertas, sekarang bisa dialihkan dengan menggunakan e-mail atau cukup dengan
WhatsApp saja, selamaitu masih memungkinkan. Karena itu jauh lebih efisien dan
efektif. Untuk mengoptimalkan penggunaan IT tersebut harus ada upaya yang
dilakukan. Adapun upaya yang dilakukan
oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan untuk
mengoptimalkan penggunaan IT tersebut diantaranya yaitu :
1.
Menyediakan
Operator Sekolah
Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten pesisir Selatan menyediakan operator
sekolah yang bertujuan untuk membatu para guru yang tidak bisa menggunakan
tekonologi informasi (IT) sehingga dengan adanya operator sekolah ini
akanmemudahkan para guru untuk melihat informasi yang diberikan oleh Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten pesisir Selatan.
1.
Menyediakan
Media Sosial
Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten pesisir Selatan menyediakan media sosial
seperti WhatsApp, e-mail yang bertujuan untuk berkomunikasi lansung dengan
pusat dan berbagi informasi ataupun Twitter, Facebook, yang bertujuan untuk
membagikan informasi kepada publik terkait dengan pendidikan yang ada di
Kabupaten Pesisir Selatan.
2.
Menyediakan
Website
Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan menyediakan website resmi
yang bertujuan untuk membagikan informasi kepada publik terkait dengan
pendidikan yang ada di Kabupaten Pesisir Selatan.
2.5 Keuntungan
dan Kerugian yang di dapat Oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Pesisir Selatan dengan Menggunakan IT dalam Memberikan Pelayanan Publik
Kemajuan yang telah dicapai manusia
dalam bidang Teknologi Informasi (IT) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri
karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan
pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang
telah dicapai tersebut membawa dampak positif.Diantara kemajuan yang telah
dicapai tersebut ternyata dapat membawa dampak negative juga bagi manusia.
Adapun dampak positif yang didapat oleh pemerintah dalam perkembangan Teknologi
Informasi (IT) yaitu :
1. Tenologi Informasi (IT) yang
dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat
masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program
yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.
2. e-government juga dapat mendukung pengelolaan
pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara
pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
3. Masyarakat dapat memberi masukan
mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat
memperbaiki kinerja pemerintah.
Sedangkan
dampak negatif yang didapat pemerintah dalam perkembangan Teknologi Informasi
(IT) yaitu Semakin bebasnya masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka
peluang terjadinya cyber crime yang dapat merusak system Teknologi Informasi
(IT) pada e-government. Misalnya kasus pembobolan situs KPU ketika
penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.
Seiring dengan perkembangan Teknologi
Informasi (IT), pemerintah secara bersamaan mencoba menerapkan suatu teknologi
yang akan merubah pola layanan, mengurangi biaya dan waktu yang biasa terjadi
pada model administrasi paper-based (administrasi kertas). Selain itu
pemerintah secara terus menerus mencoba meningkatkan partisipasi aktif
masyarakat dalam pencapaian tujuan negara.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan, ada keuntungan dan
kerugian yang didapat dengan menggunakan IT dalam memberikan pelayanan publik.
Keuntungan yang di dapat Oleh Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan dengan Menggunakan IT dalam
Memberikan Pelayanan Publik yaitu :
1.
Informasi
yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan
pendidikan.
2.
Informasi
yang diberikan akan semakin cepat dan mudah di akses oleh publik untuk
kepentingan pendidikan.
3.
Sistem
administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar
karena penerapan sistem Teknologi Informasi (IT).
Kerugian yang di dapat
oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Pesisir Selatan dengan
Menggunakan IT dalam Memberikan Pelayanan Publik yaitu :
1. Kemajuan Teknologi Informai (IT)
juga akan semakin mempermudah terjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang yang
bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.
2. Walaupun sistem administrasi suatu
lembaga pendidikan bagaikan sebuah sistem tanpa celah, akan tetapi jika terjadi
suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat fatal.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Budaya
organisasi selalu dapat ditemukan dalam sistem informasi. Sistem informasi yang
digunakan akan menambah nilai bagi instansi bila dipengaruhi budaya.
Sebagaimana diketahui bahwa budaya merupakan seperangkat nilai-nilai bersama,
keyakinan, dan norma yang mempengaruhi karyawan berfikir, merasa, dan
berperilaku terhadap satu sama lain dan terhadap orang-orang di luar
organisasi.
Keberadaan
suatu sistem informasi dalam suatu organisasi tidak lain adalah untuk dapat
menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi para penggunanya dalam proses
pengambilan keputusan. Salah satu faktor yang menentukan keberhasilan sistem
informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas adalah budaya
organisasi.
3.2 Saran
Penggunaan IT merupakan salah satu factor penting
yang memungkinkan kecepatan transformasi ilmu pengetahuan kepada para peserta
didik. Dalam konteks yang lebih spesifik, dapat dikatakan bahwa kebijakan
penyelenggaraan pendidikan, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah,
pemerintah daerah maupun masyarakat harus mampu memberikan akses pemahaman dan
penguasaan mengenai pendidikan.Untuk itu instansi pemerintah seperti Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten pesisir Selatan yang menjadi penyedia
pelayanan publik pada sektor pendidikan haruslah mengoptimalkan penggunaan IT.
Penulis
menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, kedepannya penulis
akan lebih focus dan detail dalam menjelaskan laporan observasi diatas dengan
sumber-sumber yang lebih banyak dan dapat dipertanggung jawabkan.
DAFTAR PUSTAKA
Aldri
Frinaldi. 2014. SistemInformasi Mnajemen
dalam Administrasi Publik. Buku Teks. BOPTN UNP 2014.
Kadir,
Triwahyuni, dkk. 2013. Pengantar
Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Moekijat.
2005. Pengantar Sistem Informasi
Manajemen. Bandung : Manadar Maju.
Murhada, Yo Ceng
Giap. 2011. Pengantar Teknologi
Informasi. Bogor : Mitra Wacana Media.
Prasojo,
Lantip Diat. 2011. Teknologi Informasi
Pendidikan. Yogyakarta : Gava Media.
Sondang P.
Siagian. 2005. Sistem Informasi
Manajemen. Jakarata : Bumi Aksara.
http://www.pesisirselatankab.go.id/skpd/5/dinas-pendidikan-dan-kebudayaan.html
(diakes pada tanggal 6 Mei 2017)
http://disdik.pesisirselatankab.go.id/
(diakes pada tanggal 6 Mei 2017)
https://www.facebook.com/disdikpessel/?fref=ts
(diakes pada tanggal 6 Mei 2017)
https://twitter.com/disdikpessel
(diakes pada tanggal 6 Mei 2017)
